Ochrana osobních údajů

Vážení zákazníci,

jednou z našich priorit je ochrana Vašich osobních údajů. V tomto dokumentu najdete všechny potřebné informace ohledně Vašich osobních údajů zpracovávaných společností INCHEMA s.r.o., IČO: 64939014, se sídlem Bystrá 761/10, Horní Počernice, 193 00 Praha 9, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 41966 (dále jen „Provozovatel“), coby správcem osobních údajů, v souvislosti s provozem e-shopu Provozovatele na webové stránce www.inchema.cz (dále jen „Web inchema.cz“), prostřednictvím kterého uživatelé uzavírají kupní smlouvy (dále jen „Kupní smlouva“) s Provozovatelem.

Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte e-mail inchema@inchema.cz.

1. Za jakým účelem a jaké osobní údaje zpracováváme?

1.1. Uzavření Smlouvy a plnění Smlouvy

Osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření Kupní smlouvy a realizace závazků z Kupní smlouvy. K tomu potřebujeme údaje v následujícím rozsahu:

identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, v případě podnikatele i IČO, DIČ, adresa sídla)
kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo, doručovací a fakturační adresa),
v závislosti na volbě způsobu platby za Vámi objednané zboží též číslo bankovního účtu a jiné platební údaje,
informace z komunikace s Vámi a informace o plnění Kupní smlouvy.

Zpracování těchto osobních údajů je nezbytné pro sjednání Kupní smlouvy a plnění našich smluvních povinností plynoucích z Kupní smlouvy.

Jakožto našim zákazníkům Vám za účelem usnadnění objednávání zboží prostřednictvím rozhraní Webu inchema.cz zřizujeme po uzavření Kupní smlouvy uživatelský účet. Kupující se může zároveň registrovat a založit uživatelský účet na Webu inchema.cz sám. Registrací a založením uživatelského účtu dochází k uzavření smlouvy o registraci a vedení uživatelského účtu. V souvislosti s tím, nad rámec výše uvedených údajů, zpracováváme také:

údaje o Vašich objednávkách
přístupové údaje (uživatelské jméno a heslo)
údaje o odměnách získaných za nákupy u Provozovatele

Výše uvedené údaje jsou nezbytné k registraci zákazníka a zřízení a vedení jeho uživatelského účtu, bez nich není možné smlouvu o registraci a vedení uživatelského účtu uzavřít ani plnit. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění smlouvy na žádost zákazníka.

1.2. Oprávněné zájmy Provozovatele

V odůvodněných případech může Provozovatel zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana jeho oprávněných zájmů. Provozovatel však vždy důsledně posuzuje a dbá, aby zájem na zpracování Vašich údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do Vašeho soukromí.

Identifikace osob jednajících za zákazníka – právnickou osobu: Jedná se typicky o členy statutárních orgánů, zaměstnance nebo jiné pověřené osoby, které nejsou smluvní stranou smlouvy s Provozovatelem, ale za zákazníka smlouvu uzavírají, komunikují s Provozovatelem a jinak s Provozovatelem za zákazníka jednají. Osobní údaje těchto osob potřebujeme, abychom mohli komunikovat a jednat se zákazníkem za účelem uzavření Kupní smlouvy nebo smlouvy o registraci a vedení uživatelského účtu se zákazníkem, jejího dalšího plnění, příp. uplatňování práv zákazníka. U těchto osob zpracováváme zpravidla jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresu, údaj o pracovní pozici či jiném vztahu k zákazníkovi a údaje z komunikace s nimi.

Důkaz o souhlasu s obchodními podmínkami: V případě uzavírání smlouvy se zákazníkem online (elektronickými prostředky) uchováváme data nezbytná k identifikaci zákazníka coby smluvní strany, abychom měli pro případ pozdějších pochybností nebo sporů k dispozici časové razítko jako důkaz o uzavření smlouvy a o souhlasu s našimi obchodními podmínkami v konkrétním znění.

Obrana a uplatňování právních nároků: V odůvodněných případech zpracováváme osobní údaje i za účelem ochrany našich zájmů, typicky v případě právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany orgánů veřejné správy (Česká obchodní inspekce apod.). Zde musíme prokazovat, že jsme při plnění Kupní smlouvy jednali v souladu s právními předpisy a smluvními podmínkami. V této souvislosti zpracováváme typicky identifikační a kontaktní údaje zákazníka, případně osob jednajících s námi za zákazníka, údaje o uzavřených smlouvách, jejich plnění a komunikaci se zákazníkem, resp. osobami jednajícími za zákazníka.

1.3. Plnění povinností plynoucích z právních předpisů

Často zpracování osobního údaje ukládá i zákon, zde zpracováváme osobní údaje typicky při vedení účetnictví, plnění souvisejících daňových povinností nebo archivování či v souvislosti s povinností vyřizovat reklamace zákazníků.

1.4. Zasílání informací a novinek o našich službách či výrobcích (obchodních sdělení)

Našim zákazníkům, u kterých jsme získali jejich e-mail a/nebo telefon v souvislosti s uzavřením Kupní smlouvy či registrací, nebo osobám, které se přihlásili k odběru novinek prostřednictvím Webu inchema.cz, a za tímto účelem nám sdělili svůj e-mail, zpracováváme tyto osobní údaje za účelem zasílání informací a novinek o našich službách či výrobcích. V případě, že nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli zdarma odhlásit. Způsob bude vždy uveden v rámci takového sdělení. V případě, že tyto zprávu vůbec nechcete dostávat, kontaktujte nás na e-mailu uvedeném výše.

Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je v případě zákazníků, se kterými jsme uzavřeli Kupní smlouvu nebo kteří mají uživatelský účet, oprávněný zájem Provozovatele na informování o nejnovějších nabídkách Provozovatele.

Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení v případě osob, které se k odběru newsletteru samy aktivně přihlásily, aniž bychom s nimi uzavřeli smlouvu, jejich souhlas, který byl udělen právě přihlášením se k odběru obchodních sdělení.

V rámci naší činnosti může docházet k profilování (např. pro účely cílení reklamy), při jakémkoli rozhodování o právech a povinnostech našich zákazníků je však vždy zahrnut lidský faktor.

Za účelem zjišťování, jak je Web inchema.cz využíván a jeho následného zlepšování pak sledujeme i chování našich klientů pomocí tzv. logování a trackování (tedy historii přihlašování a využívání jednotlivých funkcí Webu inchema.cz).

2. Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?

Osobní údaje získáváme primárně od Vás. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.

Automatizovaně získáváme údaje, které vzniknou Vaší aktivitou v rámci Webu inchema.cz.

Osobní údaje nejsou předávány mimo EU, není-li níže uvedeno jinak.

Ke zpracování Vašich osobních údajů využíváme následující zpracovatele:

Celonis s.r.o., IČO: 29152861 (provozovatel služby Integromat sloužící k automatizaci aplikací, webových stránek a služeb třetích stran)
Google Ireland Limited, registrační číslo: 368047, se sídlem Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko (provozovatel služby Google Disc, Google AdWords), osobní údaje mohou být zpracovatelem v rámci holdingu předávány do USA za podmínek rozhodnutí Komise EU o tom, že USA poskytují údajům odpovídající ochranu (v rámci tzv. Data Privacy Framework) nebo jinam mimo EU na základě tzv. standardních smluvních doložek vydaných Komisí EU a přijetí dalších bezpečnostních opatření k zabezpečení údajů;
Seznam.cz, a.s., IČO: 26168685 (služba Seznam Firmy a Sklik)
Facebook Ireland – 4 Grand Canal Square, Dublin, Ireland Dublin 2 (služba Facebook a Instagram), osobní údaje mohou být zpracovatelem v rámci holdingu předávány do USA za podmínek rozhodnutí Komise EU o tom, že USA poskytují údajům odpovídající ochranu (v rámci tzv. Data Privacy Framework) nebo jinam mimo EU na základě tzv. standardních smluvních doložek vydaných Komisí EU a přijetí dalších bezpečnostních opatření k zabezpečení údajů;
Aut O’Mattic A8C Ireland Ltd., Business Centre, No.1 Lower Mayor Street, International Financial Services Centre, Dublin 1, Ireland (provozovatel služeb WordPress a WooCommerce pro správu e-shopu, objednávkový systém), osobní údaje mohou být zpracovatelem v rámci holdingu předávány do USA za podmínek rozhodnutí Komise EU o tom, že USA poskytují údajům odpovídající ochranu (v rámci tzv. Data Privacy Framework) nebo jinam mimo EU na základě tzv. standardních smluvních doložek vydaných Komisí EU a přijetí dalších bezpečnostních opatření k zabezpečení údajů;
Asseco Solutions a.s., IČO: 64949541 (provozovatel účetního systému Helios Orange Inuvio)
TOPTRANS EU, a.s., organizační složka, IČO: 28202376 (spediční služby)
DHL Global Forwarding (CZ) s.r.o., IČO: 27112161 (spediční služby)

Osobní údaje mohou být předány za podmínek stanovených právními předpisy, orgánům veřejné správy, a to pokud nám to právní předpis přikazuje, nebo pokud si to daný orgán v rámci svých kompetencí vyžádá, za účelem výkonu jejich zákonných oprávnění.

Osobní údaje mohou být předány též našim obchodním partnerům, kteří vystupují vzhledem k Vašim osobním údajům coby samostatní správci osobních údajů. Jedná se zejména o provozovatele platební brány, společnost GOPAY, IČO: 260 46 768, se sídlem Planá 67, PSČ 370 01, jejímž prostřednictvím jsou v Webu inchema.cz umožněny platby online, v souvislosti s plněním našich závazků vůči této společnosti, a dále jednotlivým přepravcům zajišťujícím doručování zboží našim zákazníkům.

3. Jak zpracováváme osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje mohou být zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně na Webu inchema.cz, a dále systémy jednotlivých zpracovatelů, jak jsou uvedeny výše.

Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a nezasahujeme do Vašeho soukromého a osobního života.

4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?

4.1. Kupní smlouva, smlouva o registraci a vedení uživatelského účtu

Vaše osobní údaje zpracovávané pro účely plnění Kupní smlouvy uchováváme po dobu uzavírání a plnění Kupní smlouvy (tj. po dobu nezbytnou ke splnění povinností plynoucí z kupní smlouvy, resp. po dobu trvání Vaší registrace na Webu inchema.cz

S ohledem na naši povinnost vyplývající ze smlouvy, kterou jsme uzavřeli se společnosti GOPAY, uchováváme po dobu 10 let od provedení transakce (prostřednictvím platební brány GoPay) doklady o dodání zboží Vám.

I poté můžeme osobní údaje zpracovávat pro následující účely:

4.2. Oprávněné zájmy

Poté Vaše údaje uchováme pro ochranu našich oprávněných zájmů po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt (které mohou být v České republice až 15 let od vzniku relevantní události) za účelem vyřizování reklamací a uplatňování práv vůči nám, resp. ochrany našich práv při uplatňování práv vůči Vám. Pokud nedojde k zahájení příslušného řízení, uchováváme tyto údaje po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu s Vámi.

Váš uživatelský účet, který Vám v rámci Webu inchema.cz zakládáme, příp. který si sami registrací vytvoříte, uchováváme, dokud jej nezrušíte, nejdéle po dobu 5 let od okamžiku posledního přihlášení.

4.3. Právní povinnosti

Účetnictví a archivace dokumentů.

Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností (event. pro účely archivace). Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Údaje zpracovávané pro účely vyřizování reklamací uchováváme po dobu běhu lhůty pro uplatnění práv z vadného plnění, případně po dobu záruční doby.

Potřebné osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví.

4.4. Zasílání obchodních sdělení

Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se neodhlásíte. Tato možnost je uvedena v rámci každého sdělení a je zdarma.

4.5. Delší zpracování

Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno výše, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.

5. Jaká máte práva?

V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech nosičů Vašich osobních údajů a poskytnutí seznamu zpracovávaných osobních údajů.

Odvolání souhlasu se zpracováním: Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete Váš souhlas s jejich zpracováním kdykoli svobodně a zdarma odvolat, kontaktního e-mailu uvedeného výše, případně jinak, jak je uvedeno jinde v tomto dokumentu. V takovém případě nebudeme již dále Vaše osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu zpracovávat. Pokud odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, ale osobní údaje nebudou zpracovávány na základě souhlasu, vždy na základě žádosti posoudíme, zda dané údaje již není nutné zpracovávat.

Vždy Vás budeme informovat o:

účelu zpracování osobních údajů
osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji
povaze automatizovaného zpracování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů
příjemci, případně kategoriích příjemců
plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby
veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás

Mezi Vaše další práva patří:

požádat nás o vysvětlení
požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut)
požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili
podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Sochora 27, 170 00 Praha 7
vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají

6. Jak Vaše osobní údaje chráníme

K zabezpečení údajů slouží mimo jiné následující prostředky zabezpečení:

Antivirové ochrany, firewally
Šifrování
Ochrana přístupovými hesly, autorizačními údaji
Prostředky fyzické ochrany (střežené objekty, uzamykatelné prostory), a další.

Tyto informace o zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 1. 9. 2024.